Aujourd’hui lorsqu’un employé décide de prendre un congé, souscrire à un acte pour son enfant, préparer un divorce ou une separation en plein emploi, il a le droit d’envoyer un mail contenant un formulaire pour le directeur de son etablissement et accuser de reponse. Lorsqu’il s’agit de prendre un rendez-vous, l’employé a le droit de rédiger en bonne et due forme un modele de lettre de demande de rendez-vous et non un formulaire de motivation. Cependant, en tant que membre d’une association d’employés, votre modele de lettre de demande de rendez-vous doit être très courte, bien structurée et bien rédigée. Vous découvrirez dans la suite de cet article les astuces pour pouvoir bien rédiger un modele de lettre de demande de rendez-vous pour votre directeur.
L’entête et l’objet du courrier
Lorsqu’il s’agit une grande entreprise, une requête scolaire pour votre enfant (visa par exemple), un mariage annulé, une pension non reçue, ou des viols etrangers veuillez écrire avec précision l’objet de votre requête puisque votre directeur a un agenda très chargé et n’est pas toujours disponible pour lire le formulaire en entier. De ce fait, tout comme le formulaire de motivation, le pole de vos lettres doit comporter la date de rédaction du formulaire ou du message, votre nom complet (présent sur votre carte). Veuillez aussi à mettre l’identifiant présent sur votre carte. Elle doit rendre disponible vos contacts et l’emploi exercé au sein de l’entreprise, le nom de votre association également. À la suite de l’entête, vous devez ensuite mettre avec précision l’objet de vos demandes.
Le corps de la lettre
Après l’insertion de l’objet s’en suit la rédaction du corps de votre modele de lettre de demande. Il doit tenir sur une quinzaine de lignes au plus. Veuillez à bien rédiger la première phrase du corps des lettres sans faute et avec un style assez soutenu pour espérer une reponse gratuite puisqu’elle est la première à être lue (exemple : madame la directrice…).
Signe de politesse et signature de votre lettre
Le signe de politesse consiste à éprouver un minimum de respect envers votre destinataire. Vous devez toujours saluer votre directeur (madame la directrice…) et vous rendre disponible à toute activité. À la fin du corps, après avoir exposé vos demandes, vous devez ensuite passer à la signature du message. Signez toujours votre message et pour plus de professionnalisme, faites recours à une signature gratuite et automatique et disponible. La date de rédaction doit être en toute lettres.
Autres points importants de la lettre
Votre formulaire doit être rédigé avec un bon orthographe, c’est à dire qu’il faut que vous rédigez un courrier sans faute afin de favoriser une lecture facile et aisée pour votre courrier. Faites également usage des signes et des symboles de ponctuation pour rendre le formulaire plus lisible. De plus, veuillez au soulignement des liens qui seront insérés dans le formulaire, évitez également de faire des abréviations à moins que ces dernières soient des sigles. Mettre des abréviations ressemblerait à un signe de manque de respect envers votre destinataire et relisez également le formulaire avant l’envoi du mail.